E-KODY

• Kody są ważne od momentu ich przekazania do 31.03.2025. Po tej dacie e-kod traci ważność a nie wykorzystane środki przepadają.
• Stan bieżących środków dostępnych na e-kodzie mogą sprawdzić Państwo przy kasie lub na paragonie.
• Jeśli pojawia się trudność z użyciem e-kodu na kasie taśmowej może to wynikać z awarii systemu w sklepie. E-kod powinien zadziałać na kasie samoobsługowej jako alternatywa do wykonania transakcji.
• W przypadku otrzymania wsparcia na kilka placówek, prosimy o:
  
  • Podział środków, według własnego uznania i zapotrzebowania, pomiędzy placówki, które zgłaszali Państwo w formularzu aplikacyjnym w programie. Na opisie faktury powinna znajdować się informacja do której z placówek przypisano transakcję.
  • Limity dot. środków stosujemy w oparciu o wszystkie faktury, bez względu na podział między placówki – tzn. iż limit np. 10% na paczki tyczy się wartości całego ekodu, a nie poszczególnych placówek.
• W przypadku zarejestrowania lub podejrzenia użycia E-Kodu przez osoby do tego nieupoważnione, należy niezwłocznie przesłać zgłoszenie do Fundacji Biedronki na kontakt@fundacjabiedronki.pl wraz ze wskazaniem w mailu nazwy programu „Żywnościowy SOS”.
• E-kodem nie można zapłacić za zakup produktów z następujących kategorii: napoje alkoholowe, wyroby tytoniowe, witaminy i suplementy diety, prasa, art. dziecięce i ogrodnicze, produkty z kategorii: tekstylia oraz artykuły przemysłowe i usługi (w szczególności doładowania telefonów oraz wszelkich innych kart typu pre-paid). Jeśli przypadkowo w Państwa koszyku znajdzie się któryś z tych produktów, system na kasie wyda komunikat, że nie można zapłacić za ten produkt e-kodem.

LIMITY

W przypadku objęcia wsparciem Programu kilku typów działalności (np. schronisko oraz jadłodajnia) w ramach jednej organizacji, prosimy o wypełnienie ankiety (LINK) dotyczącej podziału środków między placówkami. Prosimy o uważność przy stosowaniu limitów (są różne dla poszczególnych typów placówek) – ankieta dot. podziału środków będzie wiążąca w okresie sprawozdawczym i pod jej kątem będą analizowane poniesione wydatki i realnie zastosowane limity.

Dla wszystkich typów działalności:

• Do 10% środków można przeznaczyć na paczki świąteczne dla beneficjentów (prosimy o przygotowanie zestawienia, co znajdowało się w paczkach świątecznych do sprawozdania pod koniec Programu wraz z szacowaną wartością pojedynczej paczki) – zachęcamy do wykonania odrębnej transakcji i precyzyjnego opisu na fakturze, że dot. paczek świątecznych). Uwaga! Dokonywanie zakupów na paczki na wynos z placówek, poza jednorazową akcją z okazji Świąt jest niedopuszczalne.
• Do 10% wartości środków można przeznaczyć na zakup ciepłych napojów ( w tym kawa, herbata) oraz słodyczy. Zachęcamy do bieżącego monitoringu rozkładu procentowego względem całości e-kodu, jeśli zdecydują się Państwo na dokupywanie w/w produktów na bieżąco. Łatwiejszym i bardziej przejrzystym rozwiązaniem jest zakup jednorazowy i opis faktury precyzujący przeznaczenie zakupu.
• Uwaga! Limity na paczki oraz na ciepłe napoje i słodycze prosimy traktować odrębnie, tzn. przykładowo – jeśli w paczkach świątecznych będzie herbata, to ta konkretna pozycja na fakturze nie wlicza się do limitu na ciepłe napoje i słodycze.

W przypadku placówek zapewniających jednocześnie schronienie i wyżywienia dla osób bezdomnych

• Łączna wartość środków na czystości i higieny osobistej: do 25% wartości całego e-kodu.

W przypadku jadłodajni, kuchni mobilnych i podobnej działalności w zakresie wydawania ciepłych posiłków:

• Łączna wartość środków na czystości i higieny osobistej: do 5% wartości całego e-kodu.

DOKUMENTACJA KSIĘGOWA

• Każda transakcja powinna być udokumentowana w formie faktury lub w przypadku zakupów do 450 zł  – paragonem z NIP organizacji.
• Na opisie faktury powinny znaleźć się informacje dot.
  
  • Sfinansowania środków z Programu Żywnościowy SOS Fundacji Biedronki,
  • Przeznaczenia środków – żywność, środki czystości itp.;
  • W przypadku objęcia wsparciem kilku placówek – wskazanie placówki, do której trafiły produkty zakupione e-kodem
  • Jeśli podczas ostatniej transakcji kwota zakupów będzie przewyższała dostępne saldo na e-kodzie, można dopłacić różnicę kartą/gotówką. Na opisie faktury należy zaznaczyć, jaka część kwoty z faktury została wydatkowana w ramach środków Programu, a jaka stanowi Państwa wkład własny finansowy.
• Jeśli decydują się Państwo na paczki świąteczne dla swoich beneficjentów, zachęcamy wykonania odrębnej transakcji zawierającej produkty do paczek – w celu przejrzystości i łatwiejszego monitoringu wykorzystywania środków e-kodu zgodnie z limitami.

KOMUNIKACJA

• W trakcie trwania Programu prosimy o publikację m.in. dwóch przekazów dot. realizacji Programu – jeden o przyznaniu wsparcia i jego wysokości a drugi (pod koniec edycji) o zauważalnych efektach. Komunikaty powinny być publikowane na Państwa stronach internetowych lub mediach społecznościowych, o ile takowe Państwo prowadzą.
• Załączamy plakat (do wydruku we własnym zakresie) celem powieszenia go w placówkach. Plakat i informacja o realizacji Programu powinny być widoczne i dostępne przez cały okres trwania Programu. Otrzymają Państwo również przykładowe teksty do umieszczenia na stronie internetowej i w mediach społecznościowych, z których w razie potrzeby będą mogli Państwo skorzystać. Mogą Państwo dowolnie z nich korzystać i nanosić zmiany wedle swojego uznania. Dodatkowo, podajemy link do paczki logotypów Fundacji Biedronki (Pomoc dla seniora – Fundacja Biedronki | Biedronka – Biedronka.pl)                                                                                                                   
• Przypominamy, że akceptacja materiałów informacyjnych i promocyjnych może odbywać się drogą elektroniczną. Stosujemy zasadę milczącego akceptu – brak odpowiedzi na Państwa wiadomość w ciągu 2 dni roboczych oznacza zgodę na publikację przygotowanych treści. Prosimy o uważność przy podawaniu nazwy Fundacji  – poprawna nazwa to „Fundacja Biedronki”, a nie „Fundacja Biedronka”.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I WIZYTY MONITORUJĄCE

• W trakcie trwania programu lub po złożeniu sprawozdania, możemy poprosić Państwa o przekazanie drogą elektroniczną w formie skanu faktur za zakupy dokonane w ramach Programu wraz z ich opisem.
• W trakcie trwania programu mogą odbywać się wizyty monitorujące, w ramach których będziemy prosili o wgląd w dokumenty związane z realizacją działania oraz możliwość rozmowy o Państwa działaniach i perspektywach dotyczących pracy z osobami potrzebującymi wsparcia.